Team Visma | Lease a Bike is 365 dagen per jaar zichtbaar. Achter elke raceday-video, documentaire en social post zit een mediateam dat terabytes aan beeldmateriaal verwerkt, vaak onder hoge tijdsdruk en verspreid over heel Europa. Met on-premise QNAP-storage en iconik als media asset management-platform heeft het team zijn archief op één plek gebracht. Wij spraken met Mitchell Beukema, filmmaker, editor en verantwoordelijk voor het archief en de server, over hoe die workflow er in de praktijk uitziet.
Een seizoen waarin content nooit stilstaat
Voor een topsportteam is content geen bijzaak. “Content maken in de wielersport is erg belangrijk: voor de fans om de sport en ons team te volgen, maar ook voor onze sponsoren en partners om zichtbaar te zijn,” vertelt Mitchell, die inmiddels in zijn derde seizoen bij het team zit.
Tijdens een koers filmt het team voor meerdere doeleinden tegelijk: langere YouTube-producties, zoals een raceday-video van zo’n acht minuten of een documentaire van een uur, dagelijkse content voor social media en specifieke content voor partners. Elk formaat heeft zijn eigen deadline. “De documentaires proberen we altijd binnen drie weken na de finish online te krijgen. Bij een ritwinst maken we vaak een raceday-video die we liefst de volgende dag al online willen hebben.”
Hoeveel data dat oplevert, zie je bijvoorbeeld bij de Tour de France. “Hier zijn we met twee filmmakers aanwezig, die het team ongeveer 26 dagen lang volgen. Dat doen we met twee Sony FX6-camera’s en zo’n tien GoPro-camera’s, die elke dag alles vastleggen. En dan hebben we telefoonvideo’s, de drone en audiozenders nog niet eens genoemd.” Een volledige “Grand Tour” levert al snel zo’n 5 TB aan beeldmateriaal op. Daarnaast rijdt het team per seizoen nog twee andere grote rondes en een lange reeks kortere meerdaagse en eendaagse wedstrijden.
Van losse harde schijven naar centrale opslag
Met zoveel materiaal per seizoen waren er twee eisen aan het nieuwe archief: alles moet veilig opgeslagen zijn, en het moet toegankelijk zijn. Dat geldt niet alleen voor het eigen team maar ook voor partners die de beelden mogen gebruiken.
In de oude situatie lukte dat niet. “Ons archief stond verdeeld over verschillende harde schijven. Hierdoor was het moeilijk om bestanden terug te vinden die we nodig hadden,” vertelt Mitchell. “Deze schijven lagen bovendien altijd op één plek, waardoor je fysiek aanwezig moest zijn om iets op te zoeken. Ook kwamen we regelmatig opslagruimte tekort en moesten we vaak nieuwe schijven bijkopen.”
Voor een team dat het grootste deel van het jaar onderweg is, of vanuit huis werkt, is dat een flinke rem. Inmiddels is dat verleden tijd: “Alle bestanden staan nu op één plek die altijd toegankelijk is, waar je ook bent.”
Waarom de SSD nog steeds mee naar huis reist
Je zou verwachten dat een modern mediateam alles direct vanaf de koers de cloud in stuurt. Team Visma | Lease a Bike kiest bewust voor een andere route. Op locatie draait het om één ding: de beelden veilig stellen. “Elke dag zetten we de beelden van de camera’s over op portable SSD-schijven en maken we hiervan een back-up,” vertelt Mitchell.
Geen onlogische keuze. Bij die hoeveelheden data, verdeeld over hotels, startplaatsen en finishes op bergtoppen, is de internetverbinding simpelweg niet voorspelbaar genoeg om zo’n workflow op te bouwen. Een dubbele fysieke kopie wel. Pas als de filmmakers terug zijn in Nederland, gaat het materiaal naar de plek waar het blijvend thuishoort: de QNAP op het eigen High Performance Centre van het team in ‘s-Hertogenbosch.
QNAP als kluis, iconik als geheugen
Zodra het materiaal in ‘s-Hertogenbosch is, gaat het snel. “Dat gaat heel eenvoudig door een SSD-schijf aan te sluiten op de computer die in verbinding staat met de QNAP. Vervolgens kunnen we het hele project hierop overzetten,” legt Mitchell uit. “Hierna worden alle bestanden verwerkt in iconik en binnen no-time is alles hierin beschikbaar.”
De QNAP is de kluis: daar staan de originele, zware bestanden veilig on-premise. iconik is het geheugen: het mediaplatform in de cloud waarin het team alles terugvindt. Bij het inladen voegt het team direct metadata toe. “We voegen meteen informatie toe over de wedstrijd, renners en partners, zodat hier eenvoudig op gezocht kan worden.” Per map stelt het team de rechten in, zodat precies te bepalen is wie wat mag zien en downloaden.
Heeft een editor een bestand nodig, dan vraagt hij het origineel via iconik op. Op dat moment gaat het bestand vanaf de QNAP via de cloud naar de editor, die het van daaruit snel naar zijn eigen computer downloadt. Het archief staat dus niet volledig in de cloud. Alleen wat echt nodig is, gaat erdoorheen. Zo blijft het cloudgebruik, en daarmee de kosten, beperkt, terwijl het team toch overal bij al het materiaal kan.
Vingegaards 50e overwinning: drie editors, drie plekken, één project
Waar de workflow zich echt bewees, was bij een bijzondere mijlpaal: de vijftigste profzege van Jonas Vingegaard, behaald tijdens de negende etappe van de Giro d’Italia 2026. Voor die gelegenheid maakte het team een video waarin ook beelden van eerdere overwinningen terugkwamen. Precies het soort productie waarbij je diep in het archief moet duiken.
“Voor deze video zijn beelden gebruikt van eerdere overwinningen, die we makkelijk en snel konden terugvinden in iconik,” vertelt Mitchell. Wat vroeger had betekend dat iemand fysiek een stapel harde schijven moest doorzoeken, was nu een kwestie van zoeken op renner en wedstrijd. Bovendien zaten de editors niet eens op dezelfde plek. “De samenwerking aan één project tussen drie editors, die op dat moment op verschillende plekken in Europa zaten, werkte op deze manier erg goed.”
Ook partners vinden hun weg in het archief
iconik wordt vooral gebruikt door de eigen editors van het team. “Omdat wij veel onderweg zijn of vanuit huis werken, is het superhandig dat we deze beelden online kunnen opzoeken,” aldus Mitchell.
Maar het archief is ook open voor een aantal partners van Team Visma | Lease a Bike. Zij krijgen een eigen inlog en een speciaal voor hen ingerichte omgeving, waarin ze zelf op zoek kunnen naar beelden. “Bijvoorbeeld voor hun eigen promotievideo’s, of om social content voor zichzelf te maken.” Dankzij de rechten per map ziet elke partner precies wat voor die partner bedoeld is. Voor sponsoren betekent dat snellere toegang tot materiaal; voor het mediateam minder losse verzoeken en file transfers.
Toekomstbestendig en klaar om mee te groeien
Mitchell BeukemaDe grootste verandering vat Mitchell kort samen: het hele archief staat veilig op één plek en is altijd toegankelijk, waar het team ook is. Inmiddels gaat het om tientallen terabytes aan beeldmateriaal. “Er kan snel gezocht worden naar een specifiek moment op basis van datum, race of renner. Eenmaal gevonden, zijn de beelden ook snel beschikbaar.” Dankzij de proxies die iconik bij het inladen aanmaakt, is al het materiaal overal direct te bekijken. Pas als het juiste fragment gevonden is, komt het hi-res origineel van de QNAP.
“In een wereld waarin content en de snelheid waarmee deze beschikbaar moet zijn enorm belangrijk zijn, is dit een ware uitkomst en een fijne manier van werken,” zegt Mitchell. “Op deze manier zijn we bovendien toekomstbestendig en kan deze workflow met ons meegroeien en worden aangepast aan onze wensen.”
Future Store leverde en installeerde de benodigde hardware en hielp het team bij de inrichting van deze workflow. Mitchell: “In dit traject zijn we goed geholpen door de mensen van Future Store, die met ons meedachten en dit voor ons mogelijk hebben gemaakt.”
Ook je mediaworkflow op orde brengen?
Of je nu een sportteam, productiehuis of in-house contentteam bent: wie veel beeldmateriaal maakt, loopt vroeg of laat tegen dezelfde vragen aan. Waar laat je het, hoe vind je het terug en hoe werk je er samen aan, waar je ook bent? Future Store denkt graag met je mee over een workflow die past bij jouw werkelijkheid, van on-premise storage tot media asset management met iconik. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.